سیستم VoIP برای ارتباطات حرفهایتر کسبوکار
وقتی تعداد تماسها، کارشناسان، شعب یا مشتریان بیشتر میشود، یک سیستم تلفنی ساده دیگر فقط یک ابزار ارتباطی نیست. تماسها باید مدیریت شوند، مسیر پاسخگویی مشخص باشد، عملکرد تیم قابل بررسی باشد و در صورت نیاز، سیستم تلفنی بتواند به CRM، مرکز تماس و سایر ابزارهای کسبوکار متصل شود.
ما سیستمهای VoIP را بر اساس ساختار، فرایند و نیاز واقعی کسبوکار طراحی و پیادهسازی میکنیم.
بررسی زیرساخت ارتباطی کسبوکارچالش
مشکل فقط تلفن نیست
بسیاری از کسبوکارها زمانی که رشد میکنند، با مجموعهای از مشکلات ارتباطی مواجه میشوند:
خطوط و داخلیهای پراکنده
دشواری مدیریت کاربران و داخلیها
نبود دید مناسب روی تماسها
انتقال پیچیده تماس بین واحدها
وابستگی به تجهیزات و ساختارهای محدود
دشواری مدیریت تماسهای ورودی و خروجی
نبود ارتباط میان تلفن و CRM
دشواری توسعه سیستم هنگام افزایش تعداد کاربران یا شعب
در چنین شرایطی، اضافهکردن چند خط یا تلفن جدید لزوماً مشکل را حل نمیکند.
مسئله اصلی، معماری سیستم ارتباطی است.
تغییر
VoIP چه چیزی را تغییر میدهد؟
VoIP تلفن را از یک ابزار سختافزاری مستقل به یک سیستم قابل مدیریت و توسعه تبدیل میکند.
بهجای اینکه هر کاربر صرفاً یک تلفن داشته باشد، میتوان ساختار ارتباطی کسبوکار را بر اساس نقشها، واحدها و فرایندهای واقعی طراحی کرد.
این ساختار میتواند با نیازهای کسبوکار تغییر کند و در آینده به سیستمهای دیگر نیز متصل شود.
رویکرد ما
ما VoIP را از «نیاز کسبوکار» شروع میکنیم
پیادهسازی VoIP برای ما صرفاً نصب یک PBX یا ایجاد چند داخلی نیست. ابتدا مشخص میکنیم:
- چه تعداد کاربر و واحد دارید؟
- تماسها از چه مسیرهایی وارد میشوند؟
- چه کسانی باید پاسخگو باشند؟
- تماسها چگونه بین واحدها منتقل شوند؟
- چه تماسهایی باید ضبط یا گزارش شوند؟
- تیم فروش و پشتیبانی چه نیازهایی دارند؟
- آیا چند شعبه یا دفتر وجود دارد؟
- آیا نیاز به کار از راه دور دارید؟
- آیا تلفن باید به CRM یا سیستمهای داخلی متصل شود؟
- زیرساخت فعلی چه محدودیتهایی دارد؟
- چه تغییراتی ممکن است در آینده ایجاد شود؟
سپس معماری مناسب را طراحی میکنیم.
نتیجه، سیستمی است که برای ساختار واقعی کسبوکار شما طراحی شده است.
قابلیتها
یک سیستم تلفنی که با کسبوکار رشد میکند
زیرساخت ارتباطی نباید با هر تغییر سازمانی از ابتدا بازطراحی شود. معماری VoIP میتواند برای سناریوهایی مانند موارد زیر آماده شود:
داخلیهای سازمانی
ساختار داخلیها را بر اساس واحدها، تیمها و نقشهای سازمانی مدیریت کنید.
صف تماس
تماسها را بر اساس تیم یا واحد مربوطه توزیع کنید تا پاسخگویی ساختارمندتر شود.
IVR
مسیر تماس ورودی را بر اساس نیاز مشتری و ساختار سازمان تعریف کنید.
انتقال و مدیریت تماس
تماس را بین کاربران، واحدها یا مقصدهای مختلف منتقل کنید و سناریوهای پاسخگویی مشخص داشته باشید.
ضبط مکالمات
در صورت نیاز کسبوکار و با رعایت الزامات مربوط، مکالمات را برای کنترل کیفیت، آموزش یا بررسی عملکرد ثبت کنید.
گزارش تماس
اطلاعات تماس را به دادهای قابل بررسی برای مدیریت تبدیل کنید.
شمارهگیری و پاسخگویی از راه دور
کاربران میتوانند بسته به معماری و زیرساخت انتخابشده، از مکانهای مختلف به سیستم تلفنی سازمان متصل شوند.
یکپارچگی
VoIP زمانی ارزشمندتر میشود که به سیستمهای دیگر متصل باشد
تلفن نباید یک جزیره جدا از کسبوکار باشد. وقتی سیستم تلفنی به سایر سیستمها متصل میشود، اطلاعات تماس میتواند بخشی از فرایند فروش، پشتیبانی و مدیریت مشتری باشد.
اتصالپذیری
در صورت وجود زیرساخت مناسب، میتوان VoIP را با سیستمهایی مانند:
هدف فقط برقراری تماس نیست؛ هدف ایجاد یک زیرساخت ارتباطی متصل به کسبوکار است.
مخاطب
راهکار VoIP برای چه کسبوکارهایی مناسب است؟
شرکتهای در حال رشد
زمانی که تعداد کارکنان، داخلیها یا تماسها در حال افزایش است و ساختار فعلی دیگر پاسخگو نیست.
تیمهای فروش
زمانی که تماس بخش مهمی از فرایند جذب و پیگیری مشتری است و نیاز به مدیریت و گزارش بهتر وجود دارد.
تیمهای پشتیبانی
برای ساختاردهی صفهای تماس، توزیع تماس و مدیریت بهتر پاسخگویی.
شرکتهای چندشعبهای
برای ایجاد یک معماری ارتباطی متمرکز میان دفاتر و شعب.
کسبوکارهای Remote
برای تیمهایی که بخشی از کارکنان آنها خارج از دفتر فعالیت میکنند.
سازمانهایی که به Integration نیاز دارند
برای کسبوکارهایی که میخواهند تلفن را به CRM یا سایر سیستمهای خود متصل کنند.
روال کار
فرایند اجرای پروژه
مسیر شفاف از شناخت زیرساخت تا توسعه معماری VoIP.
شناخت زیرساخت
ساختار فعلی شبکه، خطوط، کاربران، تجهیزات و نیازهای ارتباطی بررسی میشود.
تحلیل فرایند
مشخص میکنیم تماسها چگونه وارد کسبوکار میشوند، چگونه پاسخ داده میشوند و در چه نقاطی نیاز به تغییر وجود دارد.
طراحی معماری
ساختار VoIP، داخلیها، صفها، IVR، مسیرهای تماس و نقاط اتصال به سیستمهای دیگر طراحی میشود.
پیادهسازی
سیستم بر اساس معماری طراحیشده راهاندازی و تنظیم میشود.
Integration
در صورت نیاز، VoIP به CRM، سیستمهای داخلی یا سرویسهای موردنیاز متصل میشود.
تست و تحویل
سناریوهای تماس، دسترسی کاربران، مسیرهای انتقال و عملکرد سیستم بررسی میشوند.
توسعه
پس از راهاندازی نیز معماری میتواند متناسب با رشد کسبوکار توسعه پیدا کند.
خروجی
چیزی که تحویل میگیرید فقط یک سیستم تلفنی نیست
بسته به نیاز پروژه، خروجی میتواند شامل موارد زیر باشد:
- معماری سیستم VoIP
- مدیریت داخلیها
- طراحی صفهای تماس
- سناریوهای IVR
- مدیریت مسیرهای تماس
- اتصال خطوط و Trunkهای موردنیاز
- ضبط مکالمات در صورت نیاز
- گزارشگیری تماس
- مدیریت کاربران و دسترسیها
- اتصال به CRM
- اتصال از طریق API
- پشتیبانی از ساختار چندشعبهای
- سناریوهای دسترسی از راه دور
- مستندسازی زیرساخت
Scope پروژه بر اساس نیاز واقعی شما تعیین میشود؛ نه یک پکیج ثابت از امکانات.
تمایز
تفاوت ما در کجاست؟
از PBX شروع نمیکنیم؛ از مسئله شروع میکنیم
ممکن است دو کسبوکار هر دو به VoIP نیاز داشته باشند، اما معماری مناسب آنها یکسان نباشد. ساختار فروش، تعداد کاربران، نحوه پاسخگویی، شعب، CRM و مسیر رشد، روی طراحی سیستم تأثیر میگذارد.
فقط به امروز فکر نمیکنیم
تصمیمهای زیرساختی امروز میتوانند توسعه فردا را ساده یا دشوار کنند. به همین دلیل معماری را با درنظرگرفتن نیازهای فعلی و نقاط توسعه احتمالی طراحی میکنیم.
فناوری را در خدمت فرایند قرار میدهیم
هدف، استفاده از امکانات بیشتر نیست. هدف این است که هر قابلیت، یک مسئله واقعی از کسبوکار را حل کند.
VoIP را جدا از اکوسیستم دیجیتال نمیبینیم
در صورت نیاز، سیستم تلفنی میتواند بخشی از معماری بزرگتر ارتباط با مشتری و عملیات سازمان باشد.
آیا سیستم تلفنی فعلی شما هنوز برای کسبوکارتان مناسب است؟
اگر تعداد کاربران بیشتر شده، تماسها افزایش پیدا کردهاند، چند شعبه دارید یا میخواهید تلفن را به CRM متصل کنید، ممکن است زمان بازنگری در زیرساخت ارتباطی رسیده باشد. لازم نیست از ابتدا بدانید چه سیستم یا معماریای نیاز دارید.
ما ابتدا وضعیت فعلی و نیاز کسبوکار را بررسی میکنیم و سپس مسیر مناسب را مشخص میکنیم.
بررسی زیرساخت ارتباطی کسبوکارپرسش و پاسخ
سوالات متداول
یک زیرساخت ارتباطی بهتر، از یک تصمیم درست شروع میشود
اگر تلفن بخش مهمی از فروش، پشتیبانی یا ارتباط با مشتری شماست، بهتر است آن را مانند هر بخش دیگری از زیرساخت کسبوکار طراحی کنید.
نیاز کسبوکارتان را با ما بررسی کنید تا معماری مناسب VoIP را مشخص کنیم.
شروع بررسی زیرساخت VoIP
